¿Qué es el Modelo 145 y por qué nadie te lo explica?
El Modelo 145 es el documento oficial mediante el cual un trabajador (asalariado o pensionista) comunica a su empresa pagadora los datos personales y familiares que afectan al cálculo de su retención IRPF mensual. Su nombre técnico: "Comunicación de datos al pagador". Regulado por la Orden HFP/1846/2021.
En la práctica, es el papel que firmas el primer día de cualquier nuevo trabajo y que olvidas durante años. Pero ese formulario decide CADA MES cuánto IRPF te retienen y por tanto cuánto cobras de líquido.
Si tu Modelo 145 está mal rellenado o desactualizado, tu retención está mal y al final del año hay que regularizar en la declaración. Para algunos es ingreso forzoso adicional; para otros, devolución mucho menor de la esperada.
Los 11 datos que pide el Modelo 145 (y qué significan)
El formulario oficial tiene 4 apartados con 11 campos relevantes. Te los explico de forma plana:
- Apartado 1 · Datos del perceptor (tú): NIF, nombre, apellidos, dirección.
- Apartado 2 · Situación familiar: tres opciones excluyentes (1, 2 o 3). Solo una puede marcarse.
- Apartado 2.1: ¿Tienes movilidad geográfica? (cambio de residencia por motivo laboral).
- Apartado 2.2: ¿Tienes una discapacidad reconocida? Indica grado (33-65% / 65%+) y necesidad de ayuda de terceras personas.
- Apartado 3 · Hijos y otros descendientes: nº de hijos < 25 años o discapacitados de cualquier edad. Indica si conviven, si tienen discapacidad, si necesitan ayuda.
- Apartado 4 · Ascendientes: padres/abuelos > 65 años (o con discapacidad) que conviven contigo y dependen económicamente.
- Apartado 5 · Pensiones compensatorias y anualidades: si pagas pensión a tu ex-cónyuge o anualidad a tus hijos por resolución judicial.
- Apartado 6 · Pagos por adquisición de vivienda habitual: solo si tu hipoteca es ANTERIOR a 1 de enero de 2013 (la deducción posterior se eliminó).
Las 3 situaciones familiares: cuándo marcar 1, 2 o 3
Este es el campo MÁS importante del Modelo 145 y el que más se equivoca:
- Situación 1 · Soltero/a, viudo/a, divorciado/a o separado/a CON DESCENDIENTES con derecho al mínimo por descendientes: típicamente, eres familia monoparental con hijos a tu cargo que conviven contigo. El mínimo personal sube por familia monoparental.
- Situación 2 · Casado/a, no separado/a, cuyo cónyuge no obtiene rentas anuales superiores a 1.500€ excluidas las exentas: tu cónyuge no trabaja o trabaja muy poco (umbral 1.500€/año). Aplica reducción específica.
- Situación 3 · Otras situaciones: el cajón de sastre que incluye soltero/a sin hijos a cargo, casado/a con cónyuge que sí gana >1.500€, separado/a sin hijos.
Cuándo actualizar el Modelo 145 (y por qué importa)
No se firma una sola vez en la vida. Debes notificar al pagador (RRHH/gestoría) cualquier cambio que afecte a la retención mediante un nuevo Modelo 145 firmado:
- Cambio de situación familiar: bodas, divorcios, separaciones, defunción del cónyuge.
- Nacimiento o fallecimiento de hijos: cada nacimiento sube tu mínimo familiar; cada fallecimiento o cumplimiento de 25 años elimina la reducción.
- Cambio en hijos con discapacidad: reconocimiento, aumento de grado, fallecimiento.
- Ascendiente que se incorpora a tu hogar (o fallece).
- Inicio o cese de pagos por pensión compensatoria o anualidad por alimentos: solo con resolución judicial firme.
- Movilidad geográfica: aceptación o cese de un puesto que implica cambio de residencia.
Los 4 errores más caros que comete la gente
Estos son los errores que más vemos en las nóminas que revisamos:
- 1. Marcar Situación 2 cuando el cónyuge sí trabaja: te retienen menos durante el año. Al hacer la declaración hay sorpresa por importe a pagar (300-1.200€).
- 2. No actualizar tras tener un hijo: cada hijo reduce la retención unos 50-100€/mes. No comunicar el nacimiento te cuesta 600-1.200€/año de líquido que dejas de cobrar (lo recuperas en la declaración, pero pierdes liquidez todo el año).
- 3. Olvidar el ascendiente a cargo: si tus padres mayores de 65 viven contigo y dependen económicamente, marcarlo reduce tu retención. Hay que rellenar el apartado 4.
- 4. No declarar movilidad geográfica: si cambias de residencia por motivo laboral, hay una reducción específica del art. 8.1 RIRPF. Se nota especialmente en sectores con desplazamientos (construcción, sanidad, consultoría).
¿Quién custodia el Modelo 145 y durante cuánto tiempo?
El original firmado lo custodia la empresa pagadora en el legajo del trabajador. Debe conservarlo durante toda la relación laboral más 4 años adicionales tras su finalización (plazo de prescripción tributaria).
La AEAT puede requerirlo en cualquier inspección de retenciones. La ausencia de Modelo 145 o su mal estado documental es una infracción tributaria del Art. 197 LGT que puede sancionarse con 150-3.000€.
En AIM ONE, el Modelo 145 se gestiona digitalmente: el empleado lo completa desde su perfil con firma electrónica, se versiona automáticamente con cada cambio, y la trazabilidad es completa de cara a inspección. No más papeles perdidos en archivadores.
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