Inspección de Trabajo: qué hacer cuando llega · guía 2026

¿Por qué viene la Inspección de Trabajo a tu empresa?

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) no aparece al azar. Las visitas se producen por una de cuatro causas:

Campaña programada · cada año el Ministerio publica el Plan Estratégico con sectores y temas prioritarios. En 2026: fichaje, falsos autónomos, brecha salarial, accidentes laborales.
Denuncia · ex-empleado, sindicato, anónimo. La inspección no revela quién denunció.
Inicio de oficio · cruces de datos automáticos (Seg Social vs Hacienda vs SEPE) detectan anomalías y disparan inspección.
Solicitud judicial · un juez pide informe técnico en un procedimiento.

Si te avisan con cita previa (3-7 días), suele ser inspección programada. Si llegan sin avisar, suele ser denuncia o anomalía detectada. Nunca preguntes "¿quién me ha denunciado?" · no te lo dirán y queda mal.

Quién tiene autoridad para entrar y qué te debe enseñar

Solo los Inspectores de Trabajo y Subinspectores Laborales tienen potestad para entrar en tu empresa sin previo aviso. No los confundas con auditores, asesores o personal de mutua.

Al llegar, deben identificarse con su carnet acreditativo. Pídelo y anota el número (te servirá para verificar después y para el acta).

El inspector tiene derecho a entrar libremente en cualquier zona de trabajo sin necesidad de orden judicial
Para acceder a dependencias particulares (vivienda del empresario, archivos personales no laborales) necesita autorización judicial
Puede examinar libros, registros, ordenadores · pero solo lo necesario para su actuación
Puede entrevistar a trabajadores sin que el empresario esté presente
Puede hacer fotografías y mediciones (PRL)

Si dudas de la identidad, llama al teléfono oficial de la Inspección de tu provincia para verificar. La negativa indebida al acceso es infracción muy grave (multa hasta 187.515€).

Los 7 documentos que SIEMPRE te pedirán

Aunque cada inspección tiene su foco, hay un set de documentos que casi siempre revisan. Tenlos listos en formato digital ordenado:

Contratos de trabajo de TODOS los empleados (vigentes y archivados últimos 4 años)
Registro horario diario de todos los trabajadores (RD 8/2019 + RD 10/2025)
Nóminas firmadas o recibos electrónicos certificados de los últimos 12 meses
TC1 y TC2 · cotizaciones a la Seguridad Social
Plan de Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995)
Plan de Igualdad si empresa 50+ (LO 3/2007 + RD 901/2020)
Registro retributivo (RD 902/2020 art. 5 · TODAS las empresas)

Si en una visita sorpresa no puedes proporcionar estos documentos in situ, el inspector te concederá típicamente 5-10 días hábiles para entregarlos en su oficina. Pero el coste de no tenerlos en el momento ya es señal de descontrol y predispone al inspector a buscar más.

Cómo se desarrolla una inspección típica

La inspección suele tener 3 fases:

Fase 1: Visita · 1-3 horas. Inspector se identifica, comunica objeto. Recopila documentos disponibles. Hace entrevistas. Si todo está en orden, puede acabar aquí con acta de conformidad.
Fase 2: Requerimiento · si quedan dudas, levanta acta de requerimiento. Te da plazo (5-15 días) para aportar lo que falta o subsanar irregularidades menores sin sanción.
Fase 3: Acta de infracción · si hay incumplimientos graves no subsanables, levanta acta. Esto inicia procedimiento sancionador.

Sin el acta de infracción no hay sanción. El acta es notificada y tienes 15 días hábiles para alegar. Después la autoridad laboral decide. Si confirma, hay recurso de alzada en 1 mes y contencioso-administrativo en 2 meses.

Sanciones típicas · LISOS · cuánto puede costar

Las multas dependen del tipo de infracción y su gravedad. Categorías del Texto Refundido LISOS:

Leves · 60€ - 750€ (errores menores documentales)
Graves · 751€ - 7.500€ (no llevar registro horario, no actualizar PRL, no comunicar contratos)
Muy graves · 7.501€ - 225.018€ (acoso laboral, discriminación, no tener Plan Igualdad estando obligado, trabajo no declarado)

Importante: las multas por incumplimiento son por cada trabajador afectado, no por empresa. Para 30 empleados sin registro horario en grado máximo: 30 × 7.500€ = 225.000€. Por eso vale la pena tener todo en orden antes de que vengan.

Cómo prevenir con AIM ONE

No puedes evitar que venga la Inspección. Pero sí puedes tener todo perfectamente preparado en 2 clicks:

Registro horario · AIM ONE lo lleva digital automáticamente · 4 años retención · exportable PDF/Excel en 5 segundos
Contratos · todos archivados en el sistema con audit · busca por DNI/nombre/fecha
Plan de Igualdad · módulo dedicado · genera diagnóstico, medidas, indicadores
Registro retributivo · obligatorio TODAS las empresas · AIM ONE lo genera con un click
Formación PRL · certificados firmables · archivados con audit

Cuando llega la inspección, abres AIM ONE, exportas los 4-5 reports necesarios, y se los entregas al inspector. Tiempo total: 10 minutos. Sin estrés. Ver planes desde 4,99€/usuario/mes.